La Matrice des compétences est simple à monter ou à consulter et elle nous présente d’un coup d’œil les besoins opérationnels de l’entreprise et l’état des compétences acquises ou à développer pour assurer la poursuite des opérations.
Le temps et les ressources nous manquent toujours pour faire un travail exhaustif de recherche. Même les mots clefs dans les banques de données habituelles ne permettent pas de réunir de manière pratique l’information nécessaire pour dresser un tableau représentatif des compétences de l’entreprise.
Les logiciels même sophistiqués sont habituellement centrés sur des fichiers individuels qui ne présentent qu’une image partielle du travailleur, tel qu’il se présentait à son embauche. Même chose en ce qui a trait aux compétences nécessaires pour l’occupation d’un poste : elles ne se résument, le plus souvent, qu’à des critères de formation préalable.
Il y a les détenteurs de diplômes officiels d’un côté et les compétences nécessaires pour l’occupation d’un poste, de l’autre… Deux tableaux qui ne détaillent pas l’ensemble des compétences antérieures ou ultérieures du travailleur. Les compétences nécessaires à l’occupation d’un poste ne trouvent pas non-plus de correspondance dans la banque de travailleurs puisque leurs autres compétences n’ont jamais été formellement identifiées par l’employeur.
Il est donc nécessaire de consulter directement les employés à l’aide d’un petit questionnaire qui demande :
Le dernier diplôme obtenu;
Les autres secteurs ou champs d’études entreprises ou même complétées (même s’il ne s’agit pas d’un secteur d’activité en lien avec son emploi ou son employeur actuel);
Les compétences particulières acquises et les postes de travail occupés antérieurement dans l’entreprise;
Les compétences particulières acquise ou les postes de travail occupés chez les anciens employeurs (même s’il ne s’agit pas d’un secteur d’activité en lien avec son emploi ou son employeur actuel);
L’intérêt pour le travailleur à reprendre des études scolaires, à compléter un diplôme ou une certification externe (même s’il ne s’agit pas d’un secteur d’activité en lien avec son emploi ou son employeur actuel);
L’intérêt pour le travailleur à développer ses compétences à l’interne, à apprendre un nouveau poste de travail, à avoir de l’avancement au sein de l’entreprise.
Toutes ces informations pourraient être compilées par le chef du département, dans un tableau de type Excel, puis le tout sera intégré dans La Matrice régie par la direction RH.
En regardant de plus près, qu’avons-nous besoin de savoir?
D’abord les besoins structuraux d’opération; en termes plus simples, savoir quels sont les postes de travail à combler pour que l’entreprise fonctionne bien. Ensuite, il s’agit de savoir qui peut occuper ces postes? Soit : qui a les compétences ou l’intérêt à occuper ces postes.
Oui, bien entendu, ces données existent souvent et des logiciels nous révèlent qui occupe déjà ces postes. Mais rares sont ceux qui nous révèlent aussi qui a déjà occupé un poste en particulier, où en sont leurs connaissances du poste en question depuis qu’ils l’ont occupés et surtout l’intérêt des employés à occuper ces postes. La Matrice permet tout ça… Et même plus!
Le montage d’une Matrice de compétences se présente comme un simple tableau de type Excel qui fait croiser les postes de travail d’un côté et les employés qui y travaillent de l’autre.
À cette grille simple, nous proposons d’ajouter dans l’axe des postes de travail toutes les compétences et formations auxquelles l’ensemble des employés ont participés avant, comme après leur embauche. Vous couvrirez ainsi l’ensemble des compétences (savoir collectif virtuel) de votre personnel. C’est ce que nous nommons élégamment l’Intelligence Globale de l’Entreprise.
Pour la rendre fonctionnel, il ne reste qu’à quantifier ces données par un système de calibration. Dans nos formations, nous proposons un système de valeur simple et facile à comprendre pour tous et toutes. Nous parlons alors d’une échelle à quatre niveaux qui se comprend comme suit :
Si l’employé n’a aucune expériences ou compétence, il a la cote « 0 ».
Si l’employé a une compétence passée (soit dans l’entreprise –avec une ancienne technologie, ou technique, ou procédure désuète- , soit dans un autre milieu – autre entreprise, formation académique comparable, etc…) il est alors coté « 1 ».
Si l’employé est en formation sur ce poste, il est coté « 2 ».
Si l’employé a complété sa formation avec succès, donc s’il est « certifié compétent » sur ce poste (ou diplômé par une institution), il est alors coté « 3 ».
Ce système de valeurs permet d’identifier les compétences des ressources humaines de l’entreprise en fonction des besoins opérationnels de l’entreprise. Ainsi, peu importe qu’un employé ait complété un TDG (Test de Développement Général, plus ou moins équivalent au secondaire 3) ou un certificat de troisième cycle universitaire (Doctorat ou Postdoctorat), sa cote est la même dans le tableau. On ramène ainsi la valeur des compétences aux strictes besoins opérationnels qui sont spécifiques à l’entreprise.
En faisant la somme de ces données par employé ou par colonne, nous obtenons l’indice IGE de l’employé, ou l'IGE du poste de travail (voir pour l’ensemble des postes d’un même département), L'IGE de la compétence visée ou même pour l’entreprise globalement.
L’indice IGE révélé par La Matrice permet ainsi d’évaluer les compétences cumulées ou à développer à l’interne pour assurer la pérennité des opérations. Il permet aussi d’inclure tant les formations spécifiques (internes) que la formation externe (académique ou non) et agit donc comme un outil d’implication de l’entreprise dans le plan de carrière de ses employés.
L’IGE permet finalement d’évaluer l’évolution des performances de l’entreprise, au niveau de l’accumulation de savoirs et de savoir-faire global d’une année à l’autre.
C’est pourquoi nous avançons que La Matrice c’est le cerveau de la gestion des compétences: c’est effectivement l’outil idéal pour saisir les besoins et pour intégrer les ambitions de ses travailleurs à ceux de l’entreprise.
La Matrice est un des trois outils de gestion des compétences que nous proposons lors de nos formations. Les deux autres sont les Plan/Guides de formation et le système de certification des compétences. L’ensemble se comprend comme un programme de gestion des compétences hautement performant et adapté aux besoins particuliers d’une PME, dans le contexte économique actuel.
J’espère que ce modèle de Matrice vous intéressera au développement d’un programme de gestion des compétences. Si c’est le cas, n’hésitez pas à prendre contact avec moi. Je vous présenterai les avantage d’un tel programme pour votre entreprise. Je pourrai ensuite vous guider dans l'implantation d'un programme à l'image de vos ambitions. Cela, rapidement et efficacement, avec un plan clair et bien ficelé, en lien avec vos besoins. C’est un exercice dont le budget total ne dépasse pas 1% de votre masse salariale. Il implique et motive vos meilleures ressources. Le tout, sans vraiment déranger l’activité normale de l’entreprise.
Je me nomme Daniel Rondeau et je suis un spécialiste de l’implantation de programme de gestion des compétences. Je conseille et forme les intervenants en formation pour les PME québécoises. Je vous offre la possibilité d’une meilleure gestion de l’intelligence globale de votre entreprise.
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