La formation en milieu de travail est devenue si complexe et diversifiée qu'elle ne peut plus être gérée par une seule « personne responsable de la formation ». Nous suggérons depuis longtemps que la décentralisation et la participation de l'ensemble du personnel de l'entreprise doit être prises en compte pour répondre aux besoins objectifs de la formation, même dans une PME.
Aujourd’hui, dans cette « économie du savoir », la formation doit être considérée comme un outil dynamique et structurant pour le succès de l'entreprise. Malgré cela, les entreprises cherchent toujours un retour rapide sur investissement de la formation, en particulier pour les travailleurs de la production ou des ventes. On comprend bien qu’une partie importante de l'investissement en formation est consacrée à la formation des nouveaux employés ou à la polyvalence des travailleurs déjà en emploi, ce qui nécessite des résultats rapides pour ne pas encombrer les cahiers de livraison. On oublie souvent que la possession d'un savoir-faire pratique est plus importante que la simple possession des dernières technologies. L’investissement en formation doit donc aussi se comprendre sur le long terme, dans un objectif de parfaite maitrise des opérations. La décentralisation du processus de formation permet une spécialisation départementale adéquate des transferts de compétences et une meilleure correspondance entre les besoins pratiques et les décisions opérationnelles en fonction des commandes.
Pour cela, nous proposons de former des sous-comités spécialisés au sein de chaque département de l'entreprise. Il est alors plus facile de maîtriser les aspects techniques les plus pointus et les spécificités d’applications particulières de leurs mises en application sur le terrain. Ces sous-comités départementaux sont responsables de la recherche, du développement et de l'administration (même budgétaire) de la formation pour leur département. Il est aussi important de motiver la participation des employés au programme de formation et de fournir des ressources appropriées pour leur permettre d'assumer ces nouvelles responsabilités.
C’est ici que la « personne responsable de la formation » de l’entreprise peut jouer un rôle important. En plus d’assurer la coordination, l’animation et l’encadrement, c’est-à-dire la normalisation de la formation en conformité au plan de formation de l’entreprise, aux règlements et obligations gouvernementaux, du secteur d’activité ou des partenaires d’affaires, cette personne organise les formations générales (habituellement externes à l’entreprise), comme les formations génériques en francisation, en informatique, en alphabétisation ou les formations de secourisme, par exemple.
Enfin, la mise en place d'un programme de formation basé sur une organisation par modules permet de mieux répondre aux besoins spécifiques de chaque département tout en s’ouvrant à l’exploitation des ressources souvent gratuites de formation externes, notamment celles offertes par diverses institutions gouvernementales, par des fournisseurs ou des OBNL. On facilite ainsi la gestion du programme de formation, à partir des gestionnaires départementaux, qui sont au plus près des besoins techniques et de la réalisation des objectifs de production. Cette approche permet de développer concrètement l'intelligence globale de l'entreprise (l’IGE), de mieux gérer l’investissements en formation et d'améliorer les compétences et la motivation du personnel, ce qui favorise d’ailleurs la rétention de la main-d'œuvre.
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